Kunjungan ke JDIH ITB

JDIH Marves – Dalam rangka memperoleh informasi terkait peningkatan pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH), pada tanggal 5 Desember 2023 JDIH Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi (Kemenko Marves) melaksanakan kunjungan ke Institut Teknologi Bandung (ITB) yang telah mendapatkan penghargaan sebagai Juara 1 dalam kompetisi Legal Development Content Creator (LDCC) Awards Tahun 2023 dan Terbaik 2 Tingkat Perguruan Tinggi Negeri/Swasta pada JDIHN Awards Tahun 2023.

Kedatangan tim pengelola JDIH Kemenko Marves disambut hangat oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi selaku Ketua JDIH ITB beserta tim pengelola JDIH ITB. Pada kunjungan tersebut, Ketua JDIH ITB menyampaikan berbagai tantangan dalam pengembangan JDIH ITB mulai dari upaya digitalisasi seluruh dokumen hukum yang dimiliki oleh ITB sampai denganmembangun sistem pengelolaan kearsipan dan ketatanaskadinasan di ITB.

Upaya digitalisasi tersebut yang mendorong ITB untuk mengembangkan suatu sistem kearsipan yang terpadu dan terintegrasi, termasuk di dalamnya adalah JDIH ITB. Maka pada tahun 2021 dibangunlah sistem kearsipan bernama e-office. Digitalisasi dokumen hukum ITB baru dilakukan di awal tahun 2023 yang berhasil mendigitalisasi dokumen hukum ITB sejak tahun 1959 sampai dengan tahun 2023. Meski demikian, masih terdapat banyak dokumen hukum langka terkait pendirian ITB di tahun 1920 yang tersimpan rapih di Boscha dan perlu didigitalisasi. Dengan dibangunnya e-office mampu menjadi jawaban atas 4 (empat) tantangan yang dihadapi oleh ITB, antara lain:

1. Pengelolaan arsip;
2. Pengelolaan informasi tertulis (tata naskah dinas);
3. Keterbukaan Informasi Publik (KIP); dan
4. Peningkatan Reformasi Birokrasi (RB) dan mewujudkan Zona Integritas (ZI).

Melalui e-office, ITB berhasil mengintegrasikan berbagai dokumen hukum digital ke dalam website JDIH ITB, yang baru dibangun pada tahun 2022, sehingga setiap dokumen dan informasi terkait produk hukum yang dihasilkan ITB dapat tersimpan dengan rapih meski sebelumnya sempat menemui beberapa kendala ketika dilakukannya pengintegrasian dokumen hukum seluruh unit kerja ITB yang berjumlah 53 unit kerja ke website JDIH ITB. Setelah 5 bulan mengelola JDIH ITB, ITB berhasil meraih penghargaan dari Gubernur Jawa Barat, Ridwan Kamil, atas dedikasinya dalam pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum.

Pengelola Sistem JDIH ITB, Puji Subakti, turut menyampaikan bahwa masih terdapat 1.500 – 2.000 dokumen hukum yang sedang dalam tahap peninjauan sebelum dilakukan proses pengunggahan di website JDIH ITB. Beberapa macam produk hukum ITB yang menjadi koleksi JDIH ITB meliputi:

1. Peraturan;
2. Keputusan;
3. Memorandum of Understanding (MoU);
4. Standar Operasional Prosedur;
5. Surat Edaran; dan
6. Naskah Akademik.

Dengan telah dilakukannya kegiatan kunjungan JDIH Kemenko Marves ke JDIH ITB, diharapkan mampu menjadi sarana meningkatkan semangat dan menginspirasi pengelola JDIH Kemenko Marves dalam rangka peningkatan layanan penyediaan dokumentasi dan informasi hukum.